Nödvändigt och tillräckligt

Det var en gång en man som bestämde sig för att själv bygga ett litet gästhus på tomten. Han ägnade all sin fritid till projektet. Han gick en snickarkurs, inredde en liten byggverkstad i garaget, sökte billigt virke på nätet, läste böcker om konstruktioner, fuktskador och linoljefärger, samtalade med yrkesmän och vänner. Han röjde, grävde och krattade på tomten där huset skulle stå. Ja, alla kunde se att allt han gjorde på sin fritid hade med husbygget att göra.

Och månaderna gick, ja åren gick, men ingen såg något gästhus på gården...

Förhoppningsvis trivdes mannen med sin sysselsättning och upplevde den som viktig och meningsfull. Och det har ju ett stort värde, i synnerhet om det inte drabbar någon annan negativt. Men något hus blev det inte, såvitt vi vet.

Det intressanta med historien är att vi direkt tänker: "Men behöver han verkligen göra det där för att huset ska bli verklighet"? Vi tycker att han gör en del onödiga saker. Vi tycker dessutom att han missar en del saker som han faktiskt borde göra för att huset ska bli verklighet.

Den här typen av planering är ju vanligtvis ganska enkel när det gäller produktion - som husbygge eller kakbak: Det går hyfsat lätt att finna vad som är både nödvändigt och tillräckligt för att målet ska nås - för att planen ska bli verklighet. När någon ingrediens eller något moment saknas eller är överflödigt ser vi det genast.

När vi jobbar med mindre tydliga verksamheter blir detta svårare. Därför är målarbetet så mycket viktigare här. Men tyvärr missar vi ofta den målfokusering som behövs. Det kan bero på att vi redan från början har ett göra-perspektiv. Organisationen eller projektet har väckts för att man menar att något borde göras. Ingen har funderat över målet: Den situation som råder när görandet har nått sitt syfte. Det kan också bero på att verksamheten möjliggör massor med insatser som var för sig är mycket viktiga och skänker tillfredsställelse för personerna som utför dem.

Men ingen har funderat över vad insatserna tillsammans ska åstadkomma.

Detta kan få till följd att man bränner mycket energi på viktiga saker - ja, man kanske till och med bränner ut sig - utan att de samverkar till en verklig förändring.

Många organisationer har kommit längre, och faktiskt lyckats formulera mål. Men i stället för att fundera på vad som är nödvändigt och tillräckligt för att målen ska nås använder man dem som någon slags sorteringsmall för insatser. "Den här verksamheten har ju bäring på det här målet - så det är OK". Då får man grupper av insatser som handlar om samma sak som målet, men ingen funderar på om de tillsammans gör verklighet av målet - om de är både nödvändiga och tillräckliga för att nå ända fram. Därmed riskerar man att använda viktiga resurser på insatser som man kunnat strunta i, och missar att utföra insatser som faktiskt krävts. Precis som mannen med gästhuset.

Fokuseringen på nödvändigt och tillräckligt hjälper oss alltså att välja bland allt det viktiga som ska göras, och att motivera varför vi avstår från vissa insatser. På köpet blir kommunikationen både inom organisationen och utåt enklare och tydligare, vilket motverkar felaktiga förväntningar och onödiga motsättningar.

I många fall är det faktiskt så att det finns flera vägar att gå, med olika tänkbara kombinationer av insatser som nödvändiga och tillräckliga för att nå målet. Här finns ett kreativt utrymme att ta hänsyn till intressen, skicklighet, erfarenhet, kompetens och andra faktorer som ger insatserna energi och kraft att uppfylla målet. Därför är också valet av angreppssätt för att nå målet en viktig punkt. Den återkommer vi till.